Un software gestionale di magazzino è uno degli strumenti più importanti nella cassetta degli attrezzi di un’azienda.
Il magazzino è come un microcosmo, con le sue leggi e le sue regole, per questo è importante preferire un software creato appositamente per la sua gestione.
Il WMS (Warehouse Management System) è un software utilizzato per la gestione di tutte le attività che si svolgono all’interno del magazzino, come ricezione della merce, stoccaggio, fino al suo prelievo. Fornisce in tempo reale le informazioni relative a ogni Unità Di Carico presente in magazzino, rappresentando anche un valido strumento per l’attività d’inventario.
Il WMS è un acronimo che sta per Warehouse Management System, ovvero Sistema di Gestione del Magazzino, è quindi un software che offre supporto proprio in quell’area. Ma quali sono le operazioni che vengono gestite dal gestionale di magazzino? Praticamente tutto quello che avviene nell’area prescelta, ovvero il magazzino. Dalla ricezione della merce, allo stoccaggio, il tracciamento dei suoi movimenti e il prelievo, sono le funzionalità che non possono mancare ad un WMS.
Grazie all’utilizzo di dispositivi mobili in supporto agli operatori, tutte le attività svolte verranno registrate in tempo reale, questo comporta un costante aggiornamento dell’inventario, azzerando la necessità di prevedere ore (nella migliore delle ipotesi) da dedicare esclusivamente alle operazioni inventariali.
Alle funzioni appena descritte si aggiungono funzionalità più avanzate come il controllo qualità e il picking, mentre alcuni sistemi gestiscono anche parametri di analisi sulle performance del magazzino, risultando di importanza chiave nelle decisioni strategiche di manager e responsabili di magazzino. Questo strumento può aiutare ad indentificare problemi e a prendere le misure necessarie per migliorare l’operatività complessiva del magazzino.
Un software gestionale di magazzino può interfacciarsi con altri software gestionali presenti in azienda, come ERP, CRM e MES, rappresentando in questo modo un tool ancora più potente.
Il sistema consente alle organizzazioni di automatizzare alcuni processi e ridurre al contempo il tempo necessario per completare operazioni complesse come la gestione dell’inventario e la pianificazione della produzione.
In Sintesi
Un sistema di Warehouse Management (WMS) è una soluzione software che offre visibilità sull’intero inventario aziendale e gestisce le operazioni di evasione degli ordini della supply chain.
A cosa serve il WMS?
Il Warehouse Management System fornisce agli operatori una visione completa e sempre aggiornata dello stato sia della merce che delle posizioni di stoccaggio nell’area, è inoltre possibile utilizzarlo per collegare più magazzini anche geograficamente distanti, creando così una rete unificata sempre a portata di mano.
Il software gestionale WMS è una soluzione progettata per gestire l’intero ciclo di vita del magazzino, dall’acquisizione delle merci alla spedizione ai clienti. Il WMS può essere utilizzato per ottimizzare le operazioni del magazzino, migliorare le prestazioni e aumentare la produttività.
In primo luogo, il WMS offre una vista unificata dell’inventario, ovvero delle giacenze, di tutto il magazzino o di tutti i magazzini. Permette ai responsabili del magazzino di monitorare le scorte in tempo reale, con informazioni precise sulla quantità disponibile e sulla localizzazione del prodotto. Queste informazioni consentono a chi gestisce i magazzini di prendere decisioni informate e ottimizzare la gestione dell’inventario.
In secondo luogo, il WMS ottimizza le operazioni riducendo al minimo gli sprechi e i tempi morti. Permette agli operatori di pianificare in anticipo le attività come la ricezione, lo stoccaggio e la spedizione delle merci, così come l’ottimizzazione dello spazio nel magazzino. Inoltre, il WMS può essere utilizzato per creare report dettagliati sull’utilizzo degli spazi e sull’efficienza delle operazioni.
Infine, il WMS fornisce strumenti che consentono al personale di monitorare e migliorare costantemente le prestazioni del magazzino. Ad esempio, è possibile impostare obiettivi e misurare regolarmente i progressi verso queste mete in termini di velocità ed efficienza.
In conclusione, un Warehouse Management System è un potente strumento per la gestione della catena logistica che può avere un notevole impatto positivo sulle prestazioni generali dell’azienda.
In Sintesi
Un software gestionale di magazzino fornisce informazioni precise sullo stato dell’inventario, ottimizza le operazioni all’interno del magazzino e offre strumenti per monitorare le prestazioni.
Chi dovrebbe utilizzare il Warehouse Management System?
- Il WMS è rivolto a chiunque possegga un magazzino o un’are dedicata allo stoccaggio e necessiti di sapere sempre cosa gli arriva, quando e in che condizioni, dove stoccarla e dove si trova, in ogni momento e in tempo zero.
Il suo target è rappresentato soprattutto da: distributori di prodotti nonché aziende che ricevono, stoccano e distribuiscono prodotti a livello nazionale o internazionale, produttori, aziende che gestiscono un magazzino per la produzione, immagazzinamento e distribuzione di prodotti e-commerce, aziende che gestiscono un magazzino conto terzi, aziende che gestiscono un magazzino per la spedizione di prodotti acquistati online e chiunque voglia migliorare il proprio lavoro in termini di tempi e costi.
Un WMS può aiutare le organizzazioni a migliorare l’efficienza operativa, ridurre i costi di gestione e aumentare i profitti. Ad esempio, un buon WMS può essere utile per:
- Ottimizzare l’organizzazione del magazzino grazie alla gestione centralizzata degli inventari.
- Ridurre al minimo gli errori manuali attraverso la riduzione della necessità di contare fisicamente gli articoli.
- Migliorare le operazioni di carico/scarico e prevenire le perdite nella catena di spedizione.
- Migliorare la tracciabilità dei prodotti dall’acquisizione alla consegna finale.
- Ottenere informazioni accurate sull’inventario in tempo reale.
- Semplificare e automatizzare le transazioni con i fornitori e i clienti.
In Sintesi
Un Warehouse Management System è uno strumento molto utile che offre soluzioni all-in-one per gestire al meglio magazzini di qualsiasi dimensione. Si tratta di un sistema efficiente che può avere un grande impatto sul rendimento generale delle operazioni aziendali e sugli obiettivi commerciali complessivi.
Come si Usa il WMS?
I passaggi per utilizzare un programma gestionale di magazzino sono:
- configurazione: prima di iniziare ad utilizzarlo, è necessario configurarlo in base alle esigenze e alle caratteristiche dell’azienda.
- caricamento dei dati: una volta configurato il sistema, è necessario caricare i dati relativi ai prodotti, alle aree di stoccaggio e alle quantità disponibili
- ricevimento delle merci: il sistema viene utilizzato per registrare l’arrivo di nuove merci e l’aggiornamento dell’inventario in tempo reale.
- stoccaggio delle merci: il software supporta la scelta della posizione ottimale per lo stoccaggio delle merci, tenendo conto di fattori come la scadenza, la quantità e soprattutto la dimensione dei prodotti.
- picking e packing: il WMS supporta il processo di prelievo delle merci dal magazzino e la preparazione delle spedizioni. Il sistema fornisce info sulle quantità disponibili e sulla posizione dei prodotti, facilitando così in modo elevato il lavoro dei dipendenti.
- spedizione delle merci: il sistema viene utilizzato per registrare la spedizione delle merci e l’aggiornamento dell’inventario sempre in tempo reale.
- monitoraggio dei dati: il WMS fornisce informazioni precise sulla situazione del magazzino, sui movimenti delle merci che esso contiene e sulle operazioni che vengono svolte. Questo consente di monitorare l’efficienza del magazzino e prendere decisioni fondate.
In Sintesi
Una volta configurato il sistema seguirà l’intero ciclo di vita della merce, conservando i dati ad essa relativi e rendendoli disponibili per successive analisi e valutazione. Questi sono solo alcuni degli esempi dell’utilizzo che si può fare con un WMS. Ci possono essere delle differenze e funzionalità aggiuntive a seconda dell’azienda che lo utilizza.
Un WMS è difficile da utilizzare?
E qui parte il poco simpatico “dipende”. Sicuramente gioca un ruolo fondamentale l’interfaccia utente ma in ogni caso quasi tutte le aziende che forniscono un WMS che si rispetti prevedono un periodo di formazione per utenti chiave, che solitamente va da uno a tre giorni, in modo da svelare tutti i segreti del software a chi poi lo utilizzerà quotidianamente.
In generale un buon WMS dovrebbe essere progettato per essere facile da utilizzare e offrire un’interfaccia intuitiva che permetta agli utenti di eseguire rapidamente le operazioni di base, come la ricezione, l’immagazzinamento, il picking e la spedizione delle merci.
Se l’interfaccia utente è complicata o il software richiede una formazione specifica può rendersi necessario investire tempo e risorse per formare gli operatori e gli altri utenti del sistema.
In ogni caso la scelta di un WMS che sia facile o meno da utilizzare deve garantire agli utenti e agli operatori del magazzino di poter essere utilizzato in modo efficiente e produttivo.
In Sintesi
Di per sé il WMS non è un programma di difficile utilizzo ma un’implementazione software rappresenta per l’azienda una piccola rivoluzione, è quindi consigliabile scegliere un’azienda che preveda un periodo di formazione
Quali sono i principali vantaggi di un WMS
L’utilizzo di un WMS in azienda può portare a diversi vantaggi tra cui:
- migliorare il controllo dell’inventario: un wms fornisce una visione precisa e in tempo reale delle quantità disponibili dei prodotti, delle scorte in arrivo, di quelle in uscita e delle attività di immagazzinamento.
- maggiore efficienza: un wms rende automatiche molte attività manuali e ripetitive, come la ricezione delle merci, il picking delle ordinazioni e la spedizione dei prodotti e consente di eseguire tutte queste mansioni più velocemente e con maggiore precisione.
- riduzione dei costi: riduce gli errori e le perdite, migliora la gestione dell’inventario e automatizza molte attività manuali portando ad una riduzione dei costi operativi dell’azienda e ad un conseguente aumento di efficienza.
- migliore tracciabilità: registra e traccia tutte le attività del magazzino, consente di tracciare le merci da quando entrano a quando vengono spedite al cliente ultimo.
In Sintesi
In generale l’utilizzo di WMS può portare ad una gestione del magazzino più efficiente, precisa e semplificata, ad una conseguente riduzione dei costi e una maggiore flessibilità per soddisfare le esigenze e la crescita evolutiva dell’azienda
Chi può utilizzare il Software di Magazzino?
In parole povere, chiunque. Non c’è bisogno di assumere una persona addetta esclusivamente all’utilizzo del software, grazie proprio all’attività di training spiegata in precedenza. Si potrà quindi procedere tranquillamente con il proprio organico, senza costi aggiuntivi e soprattutto senza la preoccupazione di avere un unico responsabile la cui presenza è necessaria ogni ora di ogni giorno, pena il blocco di tutte le attività! Questo è uno dei motivi per cui nasce la necessità di avere un software simile in un’azienda: far sì che il tutto non si basi sulla memoria di una sola persona, o di un élite di operai, costretti a non assentarsi mai, per la ricerca di un singolo prodotto.
Il WMS può essere utilizzato da:
- dirigenti aziendali: responsabili della gestione del magazzino e della logistica
- operatori del magazzino: dipendenti che lavorano all’interno del magazzino e che sono quindi impegnati nella ricezione, nello stoccaggio, nel picking e packing e spedizione delle merci.
- responsabili vendite: dipendenti che gestiscono le relazioni con i clienti e che hanno continuo bisogno di informazioni sulle quantità disponibili dei prodotti per soddisfare anche in maniera celere le richieste dei clienti stessi.
- responsabili delle finanze: dipendenti che hanno bisogno, in qualsiasi momento, di informazioni sulle quantità e sui costi dei prodotti presenti in magazzino per preparare bilanci e altre relazioni finanziarie.
- responsabili della manutenzione e della configurazione del software WMS
In Sintesi
In linea generale un WMS può essere utilizzato da chiunque abbia la responsabilità di gestire un magazzino o che necessiti in tempo reale di informazioni riguardo le quantità disponibili dei prodotti e della situazione finanziaria del magazzino.
Come scegliere l'azienda che fornisce un WMS?
Scegliere un’azienda che fornisca un programma WMS richiede valutazione attenta di alcuni fattori importanti.
Di seguito alcune cose da considerare quando si sceglie tale fornitore:
- compatibilità con la propria azienda: è importante scegliere un WMS che soddisfi le esigenze specifiche dell’azienda, il volume dell’attività del magazzino e il tipo di prodotto gestito, oltre che la tecnologia utilizzata.
- affidabilità e stabilità del sistema: è importante scegliere un software che sia affidabile e stabile, in modo che l’azienda possa contare sulla disponibilità costante del sistema per supportare le sue attività del magazzino.
- facilità d’uso: il WMS dovrebbe essere facile da usare e capire per il personale del magazzino, in modo che possa essere implementato con successo.
- reputazione del fornitore: la reputazione è un fattore importante da considerare poiché un fornitore affidabile con una buona reputazione può garantire un giusto supporto e una soluzione affidabile a tempo indeterminato.
- After-sales e assistenza: è importante valutare quali sono i parametri del servizio di assistenza e la velocità di risposta per evitare di incorrere in problemi durante l’utilizzo del software o addirittura in blocchi delle attività nei casi più gravi
In Conclusione
Di aziende che forniscono WMS ce ne sono tante e sicuramente in grado di fornire prodotti validi ma sicuramente quello che fa la differenza è il servizio di after sales che propongono. Spesso si viene attirati da grandi nomi nell’ambito del software ma ci si rende conto che non appena si ha un problema ci si deve interfacciare con tempi di attesa molto lunghi, per questo a volte è preferibile una realtà anche più piccola ma che ha grande cura dei propri clienti.
